God kommunikasjon handler ikke bare om å få introverte prosjektdeltakere til å snakke, det handler minst like mye om å skape trygghet, stabilitet og fart i organisasjonen.
Dessuten henger endringsledelse og organisasjonsutvikling ofte tett sammen med prosjekter – og det er en fordel å få med seg hele organisasjonen. Kommunikasjon er et glimrende virkemiddel for nettopp det.
Mye nytt for mange
Når store virksomheter begynner digitaliseringsreisen kan det føles som en voldsom endring for mange. Fagansatte som forventes å være nøkkelpersoner i prosjektet eller programmet, har kanskje aldri jobbet med prosjekter før. Mange synes nok det er inspirerende å se at det kommer en tropp med konsulenter inn i virksomheten. For andre er dette en sjokkartet opplevelse i en ellers trygg arbeidshverdag. Hva skjer med stillingen min, hvorfor skal vi bruke så mye penger på dette, hvem bestemmer hva i disse prosjektene? Det er mange spørsmål, og de dukker gjerne opp rundt kaffemaskinen. Kommunikasjon er svært sentralt i disse situasjoner, og er ofte undervurdert.
Handler om mennesker
Det finnes mange eksempler på at prosjekter ikke oppnår suksess som følge av ineffektiv kommunikasjon. Ifølge Project Management Institute gjelder dette en av fire prosjekter.
Prosjekter handler om mennesker vel så mye som verktøy og prosesser. De beste prosjektlederne utvikler gode relasjoner til menneskene, og får de til å fungere godt. I større programmer hvor det sitter mange mennesker spredt rundt blir kommunikasjonsfunksjonen desto vanskeligere og enda viktigere.
Hvorfor er det så viktig?
En prosjektgruppe er ofte satt sammen av mennesker med ulik bakgrunn og kompetanse. Som kjent er en prosjektgruppe satt sammen for å løse en midlertidig utfordring. Gruppen skal gjerne dekke kompetanseområder og representere tverrlaget av organisasjonen. Når mennesker fra for eksempel HR, økonomi, marked og andre funksjoner kommer sammen kan det skape en stor utfordring for prosjektleder. Da gjelder det å ha gode rammer og planer for kommunikasjonen.
Visjon
En prosjektleder kan ha mer enn nok med å styre arbeidsstrømmer og utfordringer som skjer på kryss og tvers. Det er ikke alltid prosjektlederen evner å være til stede for alle, eller at vedkommende klarer å se de underliggende problemene som kan skape risiko. I den forbindelse spiller også gode rammer og retningslinjer rundt kommunikasjonen inn. Når flere prosjektdeltakere vet hva som kreves er det lettere for dem å følge rutiner som er satt opp, og fange opp potensielle utfordringer.
Når det kommer til å kommunisere prosjektenes visjoner til nøkkelinteressenter, så er det en av hovedårsakene til at mange prosjekter feiler. For at hele teamet skal kunne jobbe målrettet mot samme felles mål så må de kunne visualisere sluttresultatet. Jeg tror de fleste ser for seg forskjellen på å jobbe i et prosjekt hvor visjonen kontinuerlig lyser frem, kontra et prosjekt uten en klar visjon.
Prosjekttretthet
Over perioder med prosjekter kan de ansatte kan bli slitne, for selv om du for eksempel jobber 40 prosent på et prosjekt så forsvinner ikke de «normale» arbeidsoppgavene (selv ikke om du har funnet en avlastning). God kommunikasjon er en faktor som kan bidra positivt mot prosjekt-tretthet. Med god oversikt føler folk bedre mestringsfølelse og ser at de kan bruke energi på de riktige oppgaver. Med mangelfull informasjon risikerer du at folk blir frustrerte, bruker ekstra energi på å lete etter innsikt og streber etter å holde oversikten. I verste fall føler prosjektdeltakerne seg maktesløse, de blir negativt innstilt og mindre effektive.
Hvordan sikre god kommunikasjon?
Det finnes mange gode tips på Difi. Det å jobbe frem en kommunikasjonsplan eller kommunikasjonsstrategi er sentralt, og den kan for eksempel si noe om hvilken type kommunikasjon vi ønsker:
- Face to face møter
- Videokonferanser – en til en og gruppevis
- Telefonkonferanse (med bare lyd)
- Telefon (god gammeldags)
- Stand-up møter
- Pod cast
- Web cast
- Intranettsaker
- Blogg
- Webside
- Nyhetsbrev om prosjektet
- Presentasjoner
- Hva kommuniseres, og når?
- Hvilke flater skal vi samhandle via?
- Hvilke interessenter og brukergrupper er viktige og hvilken informasjon trenger de?
- Sørge for at interessentene får kommunikasjon, ikke bare informasjon.
Har du lyst å høre mer om dette? Ta kontakt for en uformell prat – ring meg på: +47 4063 9370
Relevante artikler
Krisekommunikasjon under koronakrisen
Visuell retorikk er avgjørende for ledere (til digitalforest.no)
